Jak napisać zapytanie o ofertę fotografa?

Chcesz napisać maila do fotografa albo zadzwonić do niego i zapytać o szczegóły sesji? Nie wiesz jak to zrobić? Najlepiej tak, jakbyś zamawiał jakąkolwiek inną usługę, bo w gruncie rzeczy usługa fotograficzna choć różni się od usługi krawca czy florystyki, w kwestii ofertowej opiera się na tych samych fundamentach – szczegółach, które trzeba podać do wyceny.

Zacznijmy od podstaw – im więcej konkretnych informacji przekażesz na starcie, tym łatwiejszy będzie cały proces ofertowania usługi i jej ewentualnego dopięcia pod kątem logistyczno-technicznym. Pomyśl, że piszesz do wspomnianej wcześniej florystyki. Chcąc uzyskać od niej wycenę, musisz podać kilka ważnych informacji – jak wielki bukiet Cię interesuje, z jakich kwiatów powinien być złożony, jaki kolor kwiatów preferujesz, czy interesują Cię konkretne dodatki, czy powinien być zapakowany w dodatkowy papier, kiedy będziesz chciał go odebrać? Im głębiej wchodzimy w szczegóły, tym łatwiej przygotować wycenę, bo florystka nie będzie wracała do Ciebie z dodatkowymi pytaniami, ale z miejsca wyceni wartość bukietu.

Dokładnie tak samo jest z zamówieniem usługi u ślusarza, mechanika samochodowego czy pana pompującego balony, a także u fotografa – podając od razu jak najwięcej szczegółów, masz pewność, że uzyskasz szybką i precyzyjną odpowiedzieć. O czym warto więc wiedzieć, przygotowując zapytanie ofertowe do fotografa?

1. Nagłówek i wprowadzenie – rozpocznij od krótkiego wstępu, napisz kilka słów o sobie, a także określ wstępny cel swojego zapytania.

2. Napisz, jaki rodzaj usługi Cię interesuje – określ czy potrzebujesz sesji biznesowej, portretowej, korporacyjnej, aktorskiej a może wyborczej.

3. Podaj kilka szczegółów związanych z sesją, o ile oczywiście masz już na nią ułożony wstępny plan – sesja wizerunkowa indywidulana czy dla kilku osób, w studiu, plenerze czy w siedzibie Twojej firmy, czarno-biała czy klasyczna. Im więcej pomysłów masz już wykrystalizowane w głowie, tym łatwiej będzie nam nie tylko przygotować ofertę, ale również zaplanować i zrealizować samą sesję.

4. Napisz czy masz wstępną datę na realizację sesji (oraz ewentualne godziny), jej miejsce, a także czas trwania. W przypadku sesji kilkuosobowych (np. zdjęcia korporacyjne) określ orientacyjnie ile osób będzie fotografowanych podczas sesji.

5. Określ swoje oczekiwania i preferencje względem stylu fotografii.

6. Jeśli masz określony budżet warto podać go już na wstępie, wtedy łatwiej będzie dostosować możliwości do Twoich oczekiwań i potrzeb.

7. Napisz czy poza przesłaną ofertą wraz z cennikiem interesuje Cię również wycena dodatkowych usług (make up, stylistka, fryzjerka, wynajem dodatkowej przestrzeni biurowej itp.).

8. Podpisz się imieniem i nazwiskiem, podaj swój adres mailowy i numer telefonu – to znacznie ułatwi i przyspieszy ewentualny kontakt.

• O termin i dostępność, warto podać również kilka alternatywnych dat do wyboru;
• O szerokość zakresu usług wchodzących w konkretne pakiety;
• O portfolio pod konkretny rodzaj sesji, który Cię interesuje;
• O dodatkowy sprzęt wykorzystywany podczas sesji, np. lampy, blendy itp.;
• O zalecenia związane z ubiorem, makijażem i stylizacją;
• O przygotowanie wstępnego harmonogramu realizacji sesji;
• O prawa autorskie i możliwość komercyjnego wykorzystania zdjęć;
• O czas oczekiwania na gotowe zdjęcia, a także formę ich dostarczenia; 
• O możliwość przyspieszonej realizacji  (o ile oczywiście zachodzi taka potrzeba);
• O opinie i referencje od innych klientów zadowolonych ze zrealizowanych sesji;
• O możliwość rezygnacji z sesji po ówczesnym opłaceniu zaliczki.

W swoim zapytaniu ofertowym staraj się być jak najbardziej precyzyjny, a przy tym miły i rzeczowy. Zawsze lepiej współpracuje się z ludźmi, którzy wiedzą czego chcą, a nawet jeśli jeszcze tego nie wiedzą, to udostępniają przestrzeń na rozmowę i doprecyzowanie szczegółów. Fotograf to specjalista w swoim fachu, zdaj się na jego zaufanie i doświadczenie, pozwól wskazać kierunek, w którym warto podążać podczas sesji, a na pewno nie będziesz zawiedziony.

Pamiętaj, że pracuję w nienormowanych godzinach i nie zawsze jestem w stanie odpowiedzieć na maila np. w ciągu godziny. Gwarantuję, że Twoje zapytanie nie pozostanie bez odpowiedzi, nie mogę jednak zagwarantować, że odpowiem na nie w ciągu kilku godzin – czasami mam do zrealizowania kilkugodzinne sesje biznesowe, czasami muszę jechać na drugi koniec Polski, a czasami po trzydniowym maratonie realizacyjnym muszę po prostu złapać oddech i odpocząć. Twoje pytanie nie przejdzie jednak bez echa, skontaktuj się ze mną, a na pewno uzyskasz odpowiedź na swoje pytania. W odpowiedzi dowiesz się również jak umówić się na sesję.

Przygotowanie odpowiedzi na ofertę to również mój czas pracy, dlatego miło byłoby, gdybyś zapoznał się z nią i odpisał. Nawet jeśli ostatecznie nie zdecydujesz na skorzystanie z moich usług, daj znać, że zapoznałeś się z ofertą i rezygnujesz z niej. A jeśli jeszcze podasz powody tej rezygnacji, będę Ci niezmiernie wdzięczny, bo dzięki Twojej opinii lepiej będę mógł dopasować swoją propozycję do potrzeb i oczekiwań rynku.

Przeczytaj również:

• ile kosztuje sesja biznesowa?
• sesja testowa